Planifier l'aménagement du bureau

C’est un fait, l’environnement dans lequel nous travaillons favorise la productivité et la concentration. Pour aménager un bureau à domicile où l’efficacité et la fonctionnalité sont au rendez-vous, la planification est incontournable. Avant d’amorcer les travaux, il faut :

• Choisir un emplacement approprié;
• Définir les besoins de la maisonnée, selon les activités de chacun et la fréquence d’utilisation de la pièce;
• Établir un budget et prévoir les travaux à réaliser.

Choisir un emplacement
L’emplacement du bureau varie selon l’aménagement de la maison et l’espace disponible. Il peut occuper une partie du sous-sol, du garage, du rez-de-chaussée, être situé à l’étage ou au grenier. Tout est question de besoins et d’usage.

Pour recevoir des clients :

• Prévoir une pièce fermée, non loin de la porte d’entrée et d’une salle d’eau, afin qu’ils n’aient à déambuler dans la maison.
• Installer un espace pour accrocher les manteaux et un fauteuil confortable pour s’asseoir en attendant d’être reçus.

Si aucun client ne vient au bureau :

• N’importe quelle pièce de la maison ou un espace dans une pièce convient. Éviter cependant d’installer un bureau dans un espace dont la vocation serait difficilement conciliable aux activités professionnelles. La chambre d’ami convient très bien alors que la salle de jeux n’est peut-être pas la solution. 
• Pour le travail à domicile à temps plein, prévoir un espace spécifique, afin de pouvoir faire la coupure à la fin de la journée. Par exemple, dans la cuisine ou au salon, des cloisons amovibles cachent l’espace de travail.

Dans tous les cas, choisir un espace qui bénéficie d’une luminosité suffisante. Si la pièce se trouve au sous-sol, s’assurer que l’échangeur d’air et que le chauffage soient adéquats, pour assurer le confort.

Les besoins de la maisonnée
Pour établir les besoins, il faut tenir compte de plusieurs éléments, notamment :

• Du nombre de personnes qui utilisent la pièce et des besoins spécifiques de chacune. Pour le travail autonome ou pour le télétravail, les besoins d’organisation sont plus grands que si la pièce est utilisée à une fréquence moindre. Si des enfants d’âge scolaire utilisent le poste informatique, il faut pouvoir jeter un coup d’œil de temps à autre. Comptes à payer, factures, papiers importants, agenda… Voilà autant d’éléments à classer et garder à la vue pour ne rien oublier.
• Des activités et des habitudes de vie. Si les autres membres de la famille sont présents pendant les heures de travail, insonoriser la pièce ou, à tout le moins, aménager un espace à l’écart de l’activité quotidienne de la maison. Si le bureau sert également pour les travaux scolaires des enfants, aménager une surface de travail appropriée.
• Des équipements nécessaires : connexion Internet, téléphone, télécopieur, imprimante, rangement, classeur, déchiqueteuse, etc. sont autant d’éléments qui occupent de l’espace. Sans compter tous les fils qui doivent être camouflés et les prises de courant nécessaires pour tout brancher.

Le budget et les travaux
Dans un bureau, parfois peu de choses suffisent. Certains éléments demeurent toutefois incontournables :

• L’électricité;
• Les prises pour les télécommunications : Internet, téléphone, télécopieur, etc.;
• L’éclairage;
• Le rangement, l’archivage, etc.;
• Le mobilier, les surfaces de travail;
• La décoration.

Certains travaux majeurs ou spécialisés, comme l’électricité et l’installation de prises pour Internet et pour le téléphone, nécessitent l’aide d’un professionnel qualifié et entraînent des coûts supplémentaires parfois importants. C’est le moment de les prévoir.

Pour aménager une pièce fonctionnelle, qui répond à tous les besoins, l’idéal est de prévoir des zones spécialisées, chacune étant destinée à une tâche en particulier ou à une vocation spécifique :

• Un espace de travail. Un bureau de travail comportant des surfaces adéquates pour travailler sur papier, un poste d’ordinateur avec clavier, souris, imprimante et téléphone sont essentiels. Dans cet espace, garder à portée de main tous les objets utiles au quotidien, comme les ouvrages de référence, les crayons, papier, trombones, etc. Garder cet espace exempt de tout objet inutile. Des plans de travail dégagés favorisent la concentration.
• Un espace classement qui comprend bon classeur et des tablettes pour ranger les dossiers qui doivent demeurer accessibles. Au besoin, ajouter du rangement, comme des bibliothèques, pour y déposer les livres et les objets moins fréquemment utilisés. Regrouper les petits objets – cédéroms, disquettes, fils, etc. – dans des boîtes.
• D’autres espaces, si des clients viennent ou non, si des réunions sont prévues ou non ou déterminés en fonction des habitudes de travail. Par exemple, une table ronde avec deux sièges pour favoriser le travail d’équipe, un siège confortable et lampe pour lire, un vestiaire ou une salle d’attente dans un espace adjacent au bureau, des places assises devant le bureau pour recevoir les clients, etc.

L’éclairage
Incontournable, l’éclairage doit être suffisant pour travailler et éviter la fatigue oculaire. Il doit aussi offrir un bon contraste pour favoriser la lecture à l’écran et le travail soutenu à l’ordinateur. De plus :

• Éviter de placer l’écran devant une fenêtre ou une source lumineuse. L’écran devrait se trouver dans un angle de 45 ou 90 degrés par rapport à la fenêtre ou à la source lumineuse.
• En plus de l’éclairage général offert par des spots dirigeables ou des encastrés au plafond, ajouter des lampes de travail aux endroits où c’est nécessaire : coin lecture, surface de travail pour écrire à la main ou lire des documents sur support papier.

D’autres considérations
Les habitudes de travail ou à la nature des activités sont susceptibles de guider les choix d’aménagement :

• Orienter le bureau de façon à voir les clients entrer et à les accueillir.
• Si la pièce est petite, exploiter toutes les possibilités de rangement, y compris celles à la verticale : des tablettes du plancher jusqu’au plafond, des supports à dossier installés au mur, etc.
• Si d’autres membres de la famille utilisent le bureau, garder les dossiers actifs hors de leur portée, mais accessibles rapidement pour reprendre le travail le lendemain. Prévoir du rangement en conséquence.
• Considérer l’emplacement actuel de prises de courant, de téléphone et d’Internet pour éviter de réaliser des travaux de ce genre et disposer le mobilier en conséquence.

Une fois l’aménagement planifié, tracer un plan à l’échelle. Indiquer les fenêtres, porte, prises de courant, de téléphone et d’Internet. Disposer le mobilier et les équipements.

Si l’organisation du bureau est d’abord et avant tout basée sur les goûts et habitudes de travail, plusieurs matériaux sont tout de même plus indiqués que d’autres.

Le couvre-plancher
La plupart des couvre-planchers font l’affaire dans un bureau. Cependant, si plusieurs personnes y circulent, opter pour un revêtement facile à laver.

• Le bois et le stratifié donnent de la chaleur et conviennent à tous les styles. Ils sont toutefois vulnérables aux égratignures. Les protéger à l’endroit où la chaise roulera et où des fauteuils risquent d’être déplacés.
• La céramique est résistante et facile à entretenir. Elle permet tous les agencements et toutes les fantaisies.
• Le vinyle et le linoléum sont offerts en plusieurs teintes et motifs, certains reproduisant des matériaux plus nobles, comme le bois et la pierre. En outre, ils sont abordables.

Le bon choix demeure celui qui nécessite moins d’entretien et qui résiste au déplacement d’une chaise sur roulettes, de fauteuils et de chaises.

Le mobilier
Du côté du mobilier, miser sur les besoins réels plus que sur l’esthétisme.

Le bureau doit offrir une surface de travail suffisante pour y étaler des papiers, des livres et écrire sur du papier. Si des pièces plus grandes doivent être manipulées, il faut en tenir compte. Le bureau doit être ergonomique, c’est-à-dire que :

• L’écran doit se trouver à la hauteur des yeux;
• Pendant le travail à l’ordinateur, les coudes et les poignets doivent être à la même hauteur et bien appuyés sur les appuie-bras de la chaise.

En outre, si les espaces de rangement sont rares, opter pour un bureau doté de tiroirs et de tablettes pour dégager les surfaces de travail.
Si aucun meuble de travail ne correspond aux besoins, un comptoir de stratifié d’une dimension appropriée fixé sur des étagères ou sur des pattes de métal est peu cher à construire et offre une surface de travail intéressante. Un ébéniste peut également concevoir un meuble sur mesure en fonction des besoins et du budget.
Le fauteuil doit être ajustable (hauteur, appuie-bras, dossier, etc.) afin de maximiser le confort.

Le rangement
Le rangement est essentiel pour rester organisé. Parmi les éléments à considérer :

• Des tablettes au-dessus du poste de travail pour garder à proximité les dossiers en cours, les ouvrages de référence, etc.;
• Des compartiments pour ranger les crayons, trombones, notes adhésives, etc.;
• Un classeur pour ranger les papiers importants et les dossiers des clients;
• Des bibliothèques pour les livres et tous les éléments qui doivent être rangés, qui sont d’usage courant, mais pas nécessairement quotidien;
• Un placard pour les archives.

Jeter un coup d’œil du côté des rangements modulaires, qui s’adaptent en fonction des besoins. Dans les armoires fermées, opter pour des tablettes à hauteur réglable en fonction des objets à y ranger.

Prêt à entreprendre les travaux? Par où commencer? Quelques étapes cruciales.

L’électricité et les prises de téléphone et d’Internet
L’électricité et l’éclairage de même que les prises nécessaires pour le fonctionnement des appareils de télécommunications sont incontournables. Si leur emplacement doit être modifié ou si de nouvelles prises doivent être installées, faire appel à des professionnels qualifiés. Ils le feront de façon sécuritaire, selon les règles de l’art, en fonction des plans.

Peinture et couvre-plancher
Profiter du fait que les murs sont exempts d’obstacles et que le couvre-plancher est absent pour réaliser les travaux de peinture. Poser ensuite le couvre-plancher.

Le mobilier et les équipements
Installer le mobilier et tous les équipements nécessaires. Effectuer les branchements et faire des tests pour s’assurer que tout fonctionne bien. Si des armoires doivent être fixées au mur, c’est le moment de les installer. Il ne restera qu’à fixer les tablettes, supports à dossiers et autres menus rangements muraux.

Ajouter une touche personnelle avec des accessoires inspirants et, si possible, qui ajoutent à la fonctionnalité des lieux.

Rangement
On peut décupler les possibilités de rangement en ajoutant quelques éléments qui allient l’esthétisme à l’utilité, comme :

• des boîtes décoratives et des paniers disposés dans les bibliothèques pour y déposer les articles moins souvent utilisés et plus difficiles à ranger;
• un babillard pour épingler des papiers à ne pas oublier et regrouper toutes les notes « volantes »;
• un joli porte-crayon, des compartiments pour les trombones et les notes adhésives, etc.;
• des plateaux de rangement pour garder les dossiers actifs classés et à portée de main, le courrier entrant et ce qui doit être posté;
• des supports à dossiers choisis avec soin.

Habillage de fenêtre
L’habillage de fenêtre est plus que décoratif. Le choisir suffisamment léger pour profiter pleinement de la lumière naturelle et adéquat pour éviter que les fenêtres n’entravent la visibilité à l’écran.

Accessoires décoratifs
Côté accessoires, éviter d’encombrer les plans de travail. Des surfaces exemptes d’objets superflus favorisent la concentration et l’efficacité. Quelques cadres, une ou deux plantes, des bibelots, et voilà un espace pour joindre l’utile à l’agréable!